Automatización de cuentas por pagar
Problema
El proceso manual de cuentas por pagar tiene un costo directo en caja que nadie está calculando:
En empresas mid-size con 200 a 800 facturas mensuales, el ciclo de AP consume tiempo significativo del equipo de finanzas y genera errores con consecuencias económicas concretas.
Puntos críticos operativos:
Registro manual de facturas en múltiples formatos — PDF, papel escaneado, email, portal de proveedor
Validación contra pedido de compra que depende de que alguien lo haga manualmente y a tiempo
Flujos de aprobación que se bloquean porque el responsable no recibió la notificación correcta
Descuentos por pronto pago que expiran porque el ciclo tarda más de 10 días
Facturas duplicadas que se procesan sin que nadie las detecte antes del pago
Penalizaciones por pago tardío cuando el proceso se atasca en picos de volumen o ausencias
Solución
OuroAI implementa un agente que automatiza el ciclo completo de AP sin cambiar el ERP ni los procesos de aprobación:
Captura y extracción de facturas
El agente recibe facturas en cualquier formato — PDF, imagen, XML, EDI — extrae los datos estructurados con una tasa de precisión superior al 97% y los registra en el sistema. Las facturas con baja confianza de extracción se marcan para revisión humana antes de continuar.
Validación automática contra pedido de compra
El agente cruza cada factura con el pedido de compra correspondiente: proveedor, importe, líneas de detalle, condiciones pactadas. Si todo cuadra, avanza. Si hay discrepancia, la clasifica y enruta al responsable correcto con el contexto completo.
Enrutamiento inteligente para aprobación
Las facturas validadas se enrutan automáticamente según las reglas de aprobación definidas: por importe, por área de gasto, por tipo de proveedor. El aprobador recibe toda la información necesaria para aprobar en un paso.
Detección de duplicados y anomalías
Antes de procesar cualquier pago, el agente verifica que la factura no sea un duplicado y que el proveedor no tenga alertas activas. Los duplicados se bloquean automáticamente.
Programación de pagos optimizada
El agente programa los pagos respetando los plazos acordados y priorizando el aprovechamiento de descuentos por pronto pago cuando la liquidez lo permite.
Arquitectura
Integración con los sistemas de recepción de facturas, el ERP y la banca sin modificar ninguno de los flujos de aprobación existentes.
Capa de captura:
Integración con el email corporativo, el portal de proveedores o el sistema de entrada de facturas existente. Extracción de datos mediante OCR y procesamiento de lenguaje natural para facturas no estructuradas.
Motor de validación:
Cruza los datos extraídos contra el módulo de compras del ERP. Reglas de tolerancia configurables por tipo de proveedor y categoría de gasto.
Motor de detección de duplicados:
Verificación multidimensional: mismo proveedor, mismo importe, mismo período, mismo número de factura. Reduce el riesgo de pago duplicado a prácticamente cero.
Capa de aprobaciones:
Integración con el flujo de aprobaciones existente — email, herramienta de gestión de tareas o portal interno — sin reemplazar el proceso de autorización actual.
Conexión bancaria para pagos:
Generación del fichero de pago en el formato requerido por el banco o integración directa vía API bancaria para la programación de transferencias
Impacto
Métricas operativas:
Reducción del 80% en tiempo de procesamiento manual del ciclo de AP
Tasa de detección de duplicados del 100% antes del pago
Tiempo de ciclo reducido de 15 a 25 días a 48 a 72 horas para facturas estándar
Métricas financieras:
Captura de descuentos por pronto pago: entre 12.000€ y 40.000€ anuales en empresas con 2M€ mensuales en pagos a proveedores
Eliminación de penalizaciones por pago tardío en el flujo estándar
Recuperación de la inversión en implementación en 2 a 4 meses
Pilot scope:
1 línea de proveedores, volumen de 100 a 200 facturas mensuales para calibración. Implementación operativa en 2 a 4 semanas