Caso real: presupuestos automáticos para un fabricante de puertas a medida (piloto de €2.500)

Dirección general o responsable comercial en fabricante mid-size de producto a medida (puertas, mobiliario, piezas fabricadas sobre pedido) que trabaja sobre un ERP consolidado — en este caso Velneo — donde la generación de presupuestos para cada pedido sigue siendo una tarea manual que recae sobre una o dos personas con conocimiento profundo del catálogo y las reglas de tarificación.

Este es un caso real de nuestro pipeline, anonimizado: un fabricante español de puertas a medida, de tamaño mid-size, con su operación corriendo sobre Velneo como ERP. Cada pedido de un cliente requiere un presupuesto que combina medidas específicas, materiales, acabados y reglas de tarificación que varían según el modelo — un proceso que hoy hace una persona a mano, cruzando el pedido contra las tablas de precios y la configuración del producto dentro del ERP. Cuantos más pedidos entran, más se convierte esta tarea en el cuello de botella entre el interés del cliente y la propuesta comercial: cada día que tarda un presupuesto en salir es un día en el que el cliente puede estar comparando con otro proveedor. Este cuello de botella no es solo interno: en un sector donde varios fabricantes compiten por el mismo pedido, la velocidad de respuesta comercial es en sí misma una ventaja competitiva, y un presupuesto que tarda días en salir puede costar el pedido incluso cuando el producto final sería competitivo en precio.

El piloto automatiza la generación de presupuestos a partir de un export en Excel/CSV del ERP, no de una integración directa contra la API de Velneo. Esta decisión no fue de conveniencia: la API del ERP depende de la disponibilidad y las condiciones del partner que lo implementa, así que la entrada realista y controlable por la empresa, sin depender de terceros, es el export que el equipo ya sabe generar. El agente toma ese export, aplica las reglas de tarificación del pedido (medidas, materiales, acabados) y genera el presupuesto estructurado, dejando la validación final en manos del equipo comercial antes de enviarlo al cliente.

El piloto se ejecutó por €2.500 — una cifra deliberadamente acotada para que la empresa pudiera validar el enfoque sin comprometer un presupuesto grande sobre una promesa. El dato más revelador de este caso no es una cifra de ahorro de horas, sino la velocidad de todo el ciclo comercial: desde el primer contacto hasta la firma del piloto pasaron 38 días. Esa rapidez es evidencia directa de que, cuando el dolor es concreto (presupuestos manuales que frenan el cierre de pedidos) y el punto de entrada es realista (un export que la empresa ya controla, no una integración que depende de un tercero), la fricción para decidir baja mucho: no hubo negociación larga sobre alcance ni discusión extensa sobre arquitectura, porque el piloto estaba diseñado para responder exactamente al cuello de botella que la empresa ya sabía que tenía.

Alcance exacto: automatizar la generación de presupuestos de pedidos a partir del export Excel/CSV del ERP Velneo, aplicando las reglas de tarificación existentes de la empresa (medidas, materiales, acabados) y entregando un presupuesto estructurado para revisión y envío por el equipo comercial. No incluyó integración directa contra la API del ERP — precisamente porque esa API depende del partner y no era un punto de entrada controlable en el plazo del piloto. El precio de €2.500 reflejó ese alcance acotado: suficiente para demostrar el flujo completo sobre datos reales del fabricante, sin construir infraestructura de integración que el piloto no necesitaba para probar el valor.